実運送体制管理簿とは
令和8年改正に対応した作成対象・記載事項・実務上の注意点

実運送体制管理簿は、トラック運送における多重下請構造を見える化し、実際に誰が運送を行ったのかを確認できるようにするための帳簿です。

令和8年4月1日施行の改正により、貨物自動車運送事業者だけでなく、一定の場合には貨物利用運送事業者が元請事業者となるケースでも、実運送体制管理簿の作成義務が問題になります。

もっとも、すべての運送について作成が必要になるわけではありません。

実運送体制管理簿が必要になるかどうかは、
「真荷主から引き受けた貨物か」
「1.5トン以上の運送依頼か」
「自社だけで実運送するのか、他社の運送を利用するのか」
「元請から実運送事業者までの委託関係が明らかか」
といった点を整理して判断する必要があります。

このページでは、実運送体制管理簿について、令和8年3月31日時点の国土交通省Q&A等を踏まえ、運送会社の実務に沿って分かりやすく整理します。

実運送体制管理簿とは

実運送体制管理簿とは、真荷主から引き受けた一定の貨物について、他の運送事業者等の運送を利用した場合に、実際に運送を行った事業者や請負階層などを記録する帳簿です。

国土交通省Q&Aでは、真荷主から引き受けた1.5トン以上の貨物の運送について、他の貨物自動車運送事業者又は貨物利用運送事業者の行う運送を利用したときは、貨物の運送ごとに実運送体制管理簿を作成し、運送完了日から1年間、営業所に据え置く必要があると整理されています。

実運送体制管理簿は、単に「帳票を1枚作る」という話ではありません。
自社が元請なのか、下請なのか、利用運送を行っているのか、実運送を行っているのかを整理し、配車・委託・実運送の流れと帳簿が一致していることが重要です。

実運送体制管理簿の作成が必要になるケース

実運送体制管理簿の作成が問題になるのは、主に次のようなケースです。

真荷主から1.5トン以上の貨物を引き受けている場合

実運送体制管理簿の作成対象となるかどうかは、真荷主から運送依頼があった時点で判断します。

実際に運ぶ段階で何トンになったか、混載するかどうかではなく、真荷主からの運送依頼時点で1.5トン以上かどうかが判断基準になります。

例えば、一度の運送依頼で1.5トン以上の貨物を引き受け、その後、複数の配達先に分かれる場合でも、一つの運送契約に基づく運送であれば、作成対象となる可能性があります。

自社だけで運ばず、他社の運送を利用する場合

真荷主から引き受けた貨物をすべて自社で実運送する場合、実運送体制管理簿の作成は不要です。

一方で、真荷主から引き受けた貨物の運送について、一部でも他の貨物自動車運送事業者の運送を利用した場合には、作成対象になります。

つまり、実務上は次のように考えると分かりやすくなります。

ケース実運送体制管理簿
真荷主から受けた貨物をすべて自社で運ぶ原則不要
真荷主から受けた貨物の一部または全部を他社に依頼する作成対象になり得る
元請として受け、下請・孫請構造がある作成・通知フローの確認が必要
貨物利用運送事業者が元請となる令和8年4月1日以降、作成義務の対象になり得る

令和8年改正で貨物利用運送事業者にも注意が必要です

令和8年4月1日施行の改正では、貨物利用運送事業者にも、真荷主との書面交付義務、委託先への書面交付義務、実運送体制管理簿の作成義務などが準用されることになりました。

そのため、これまで「自社は利用運送だから実運送体制管理簿は関係ない」と考えていた事業者も、令和8年4月1日以降は注意が必要です。

国土交通省Q&Aでも、施行日以降は、貨物利用運送事業者が元請事業者となる場合には、実運送体制管理簿の作成義務がかかるとされています。

特に、次のような事業者は確認が必要です。

・第一種貨物利用運送事業者として、荷主から直接運送を受けている
・自社では車両を持たず、協力会社に運送を依頼している
・マッチングサービスや取次的な取引を利用している
・荷主、利用運送事業者、運送会社の間で請負階層が分かりにくい
・基本契約は古いままで、日々の依頼書や配車指示だけで運用している

令和8年改正後は、貨物利用運送事業者も、自社が元請事業者にあたるかどうかを確認し、必要に応じて帳簿作成・情報通知・書面交付の体制を整える必要があります。

実運送体制管理簿に記載する事項

実運送体制管理簿に記載する事項は、主に次の3つです。

記載事項内容
実運送事業者の商号又は名称実際に運送を行った事業者名
実運送を行う貨物の内容及び区間どの貨物を、どの区間で運んだか
実運送事業者の請負階層1次請け、2次請けなどの階層

国土交通省Q&Aでは、実運送体制管理簿の記載事項として、実運送事業者の商号又は名称、貨物の内容及び区間、請負階層が示されています。

なお、運送区間や貨物の内容については、どの運送について記録されたものかが真荷主及び元請事業者の双方に分かる状態であれば、特に記載の粒度は問われないとされています。

例えば、運送区間を「東京～大阪」のように都道府県単位で記載することや、貨物の内容を「雑貨」「食料品」などの粒度で記載することも可能とされています。

ただし、真荷主は元請事業者に対して実運送体制管理簿の閲覧・謄写を請求できるため、荷主から見ても内容を確認できる程度の記載にしておくことが望ましいです。

請負階層の考え方

実運送体制管理簿では、実運送事業者の請負階層を記載する必要があります。

請負階層は、真荷主と元請事業者との間で締結された運送契約の後に締結された運送契約の数でカウントします。

つまり、元請事業者の委託先が1次請け、1次請けの委託先が2次請け、2次請けの委託先が3次請けという考え方です。

実務上は、次のような整理になります。

立場請負階層の考え方
真荷主カウントの起点
元請事業者真荷主から直接受ける事業者
元請から依頼を受けた運送会社1次請け
1次請けから依頼を受けた運送会社2次請け
2次請けから依頼を受けた運送会社3次請け

また、令和8年4月1日からは、貨物自動車運送事業者・貨物利用運送事業者が真荷主から引き受けた貨物について他の運送を利用する場合、委託段階を2次までに制限する努力義務も設けられています。

そのため、実運送体制管理簿は、単なる記録帳票ではなく、委託次数の管理や多重下請構造の確認にも関わる帳簿といえます。

毎回作成が必要とは限りません

実運送体制管理簿は、原則として貨物の運送ごとに作成する必要があります。

ただし、国土交通省Q&Aでは、真荷主から貨物の運送を引き受ける際に、元請事業者から実運送事業者に至るまでの一連の委託関係が明らかとなっている場合には、貨物の運送ごとに作成する必要はないと整理されています。

例えば、系列化などにより取引構造が固定化されており、真荷主から貨物を引き受ける時点で、実運送事業者や請負階層が明らかになっている場合です。

この場合、最初に実運送体制管理簿を一度作成すれば、その後の運送については、貨物の内容や運送区間が異なっていても、委託関係や実運送事業者に変わりがない限り、毎回記録する必要はないとされています。

ただし、次の場合は注意が必要です。

・委託先が変わった
・実運送事業者が変わった
・取引構造が変わった
・複数の協力会社の中から都度依頼先を決めている
・荷主から受けた時点で実運送事業者や請負階層が特定できない

このような場合は、運送ごとに実運送体制管理簿への記録が必要になる可能性があります。

既存の配車表を活用できる場合があります

実運送体制管理簿には、決まった様式はありません。

必要事項が記載されていれば、既存の配車表などを活用することも可能です。国土交通省Q&Aでも、実運送体制管理簿に決まった様式はなく、各事業者が作成しやすい形で作成して問題ないとされています。

そのため、実務上は、いきなり新しい帳簿を増やすよりも、現在使っている配車表、運送依頼書、協力会社への依頼記録、請求データなどを確認し、足りない項目を追加して管理する方法が現実的です。

例えば、既存の配車表に次の項目を追加する方法が考えられます。

追加を検討したい項目内容
真荷主名どの荷主からの運送か
運送依頼単位の重量1.5トン以上かどうかの判断
実運送事業者名実際に運送した会社名
貨物の内容雑貨、食品、建材など
運送区間発地・着地、または都道府県単位
請負階層1次請け、2次請けなど
委託先への通知日通知フローの確認
実運送事業者からの通知日元請側の確認記録

大切なのは、「制度上の項目を満たしているか」と「実際の配車・委託の流れと整合しているか」です。

帳簿だけ整えても、実際の運用と合っていなければ、監査や調査の際に説明が難しくなります。

紙ではなく電子データでの保存も可能です

実運送体制管理簿は、紙で作成・保存しなければならないものではありません。

国土交通省Q&Aでは、電磁的記録による作成・保存も可能であり、検索や管理の容易性からも電磁的記録による作成・保存は有用であるとされています。

そのため、Excel、スプレッドシート、配車システム、基幹システムなどを活用して管理することも考えられます。

ただし、電子データで管理する場合でも、次の点には注意が必要です。

・必要事項が漏れていないか
・運送ごとの記録が後から確認できるか
・保存期間中にデータを確認できる状態か
・営業所で確認できる状態になっているか
・真荷主から閲覧・謄写を求められた場合に対応できるか
・監査やトラック・物流Gメンの調査時に提出できるか

電子保存は便利ですが、「入力担当者が分からない」「検索できない」「過去データが消えている」という状態では意味がありません。

実運送事業者から情報が来ない場合の注意点

実運送体制管理簿を作成するためには、元請事業者が実運送事業者や請負階層を把握する必要があります。

そのため、元請事業者から委託先に対して、実運送体制管理簿の作成対象であることや、必要な情報を通知する流れが重要になります。

国土交通省Q&Aでは、元請事業者は、元請事業者の連絡先、真荷主の商号又は名称、委託先の運送事業者の請負階層を委託先に通知し、実運送事業者から通知を受けた事項を実運送体制管理簿に記録すると整理されています。

また、実運送事業者から通知が来なかった場合でも、元請事業者は、実運送事業者及びその請負階層の把握に取り組む必要があるとされています。

実務上は、次のような対応が重要です。

・協力会社への依頼時に、実運送体制管理簿の対象であることを伝える
・再委託の有無を確認する
・実運送事業者名、運送区間、貨物内容、請負階層を報告してもらう
・報告方法をメール、FAX、配車システムなどで決めておく
・報告がない場合の確認手順を決めておく
・基本契約書や運送依頼書にも、情報通知に関する条項を入れておく

実運送体制管理簿は、元請側だけで完結するものではありません。
協力会社との情報連携を前提に、日々の依頼書・配車・請求の流れに組み込んでおくことが重要です。

作成期限と保存期間

実運送体制管理簿について、作成期限そのものに具体的な定めはありません。

ただし、国土交通省Q&Aでは、運送完了後、遅滞なく作成することが望ましいとされています。

また、実運送体制管理簿は、その引き受けた貨物の運送が完了した日から1年間、営業所に据え置く必要があります。

実務上は、月末にまとめて確認する方法も考えられますが、委託先や実運送事業者の情報が遅れると、後から確認できなくなるおそれがあります。

そのため、できれば次のような流れを決めておくと安心です。

タイミング確認すること
運送依頼時1.5トン以上か、他社利用があるか
委託時委託先に必要情報を通知したか
運送完了後実運送事業者名・区間・階層の報告を受けたか
月次確認記録漏れ、通知漏れ、保存状況を確認
保存管理1年間確認できる状態で営業所に備え置く


実運送体制管理簿を整備しない場合のリスク

実運送体制管理簿を作成・保存しない場合、罰則そのものはありません。

ただし、国土交通省Q&Aでは、実運送体制管理簿の作成・保存義務に違反した場合、行政処分等の対象となる可能性があるとされています。

また、作成した実運送体制管理簿について、国に対する定期提出は不要ですが、監査やトラック・物流Gメンによる調査等で求められた場合には提出する必要があります。真荷主から元請事業者に対して、閲覧・謄写の請求がされる場合もあります。

そのため、実運送体制管理簿は、単に「作ってあるか」だけでなく、次の点が重要です。

・必要な運送について作成対象の判断ができているか
・実運送事業者名と請負階層が分かるか
・委託先からの情報通知の流れがあるか
・配車表や依頼書と帳簿の内容が矛盾していないか
・監査や調査で説明できる状態になっているか
・真荷主から求められた場合に確認できるか

実運送体制管理簿でよくある質問

実運送体制管理簿については、すべての運送会社が一律に同じ対応をすればよいわけではありません。

自社の立場、真荷主との関係、他社への委託の有無、貨物の重量、既存の配車表の内容などによって、確認すべきポイントが変わります。

ここでは、運送事業者様から相談を受けやすいポイントをQ&A形式で整理します。

Q. 自社で全部運んでいる場合も、実運送体制管理簿は必要ですか？

A. 真荷主から引き受けた貨物を、すべて自社で実運送している場合は、実運送体制管理簿の作成は原則不要です。

実運送体制管理簿は、真荷主から引き受けた貨物について、他の貨物自動車運送事業者や貨物利用運送事業者の運送を利用した場合に作成が問題となる帳簿です。

そのため、自社の車両と乗務員だけで運送が完結している場合には、通常、実運送体制管理簿の作成対象にはなりません。

ただし、引き受けた貨物の一部でも他社に依頼する場合や、協力会社に運送を委託する場合には、作成対象となる可能性があります。

Q. 1.5トン未満の運送でも、実運送体制管理簿は必要ですか？

A. 真荷主からの運送依頼時点で1.5トン未満であれば、原則として実運送体制管理簿の作成対象にはなりません。

判断のポイントは、実際に積んだ最終的な重量ではなく、真荷主から運送を引き受けた時点での運送依頼の内容です。

また、基本契約全体の取引量ではなく、個別の運送依頼ごとに1.5トン以上かどうかを確認する場面があります。

そのため、実務上は、運送依頼書、配車指示、受注記録などで、どの単位の運送依頼なのかを整理しておくことが重要です。

Q. 配車表で代用できますか？

A. 必要事項が記載されていれば、既存の配車表や運行管理上の記録を活用することは可能です。

実運送体制管理簿には、必ずこの様式で作成しなければならない、という固定の書式があるわけではありません。

そのため、現在使用している配車表、運送依頼書、協力会社への依頼記録、システム上のデータなどに必要事項を追加して管理する方法も考えられます。

ただし、通常の配車表には、次のような項目が入っていないことがあります。

実運送事業者の名称

貨物の内容

運送区間

請負階層

真荷主からの運送依頼単位

1.5トン以上かどうかの判断に必要な情報

配車表で対応する場合でも、制度上必要な項目が不足していないかを確認する必要があります。

Q. 貨物利用運送事業者も対象になりますか？

A. 令和8年4月1日以降は、貨物利用運送事業者が元請事業者となる場合にも、実運送体制管理簿の作成義務が問題になります。

これまで、実運送体制管理簿というと、一般貨物自動車運送事業者を中心に考えられがちでした。

しかし、令和8年4月1日施行の改正により、貨物利用運送事業者についても、一定の場合に実運送体制管理簿の作成義務が関係します。

特に、次のような場合は注意が必要です。

荷主から直接運送を引き受けている

自社では車両を持たず、協力会社に運送を依頼している

貨物利用運送事業者として元請の立場にある

荷主、利用運送事業者、実運送事業者の関係が複数段階になっている

自社が元請事業者にあたるのか、単なる取次なのか、実際の取引構造を確認することが重要です。

Q. 実運送体制管理簿は、毎回作成しなければなりませんか？

A. 原則として、実運送体制管理簿は貨物の運送ごとに作成する必要があります。

ただし、真荷主から貨物の運送を引き受ける時点で、元請事業者から実運送事業者までの委託関係が明らかになっている場合には、毎回個別に作成しなくてもよいと考えられる場面があります。

例えば、特定の荷主、特定の協力会社、特定の運送ルートで継続的に取引しており、実運送事業者や請負階層があらかじめ明らかな場合です。

一方で、次のような場合は、都度確認が必要になります。

委託先が毎回変わる

協力会社が再委託する可能性がある

実運送事業者が運送ごとに変わる

荷主から引き受けた時点で実運送事業者が決まっていない

1次請け、2次請けなどの階層が分かりにくい

継続取引であっても、委託関係や実運送事業者が変わった場合には、内容を更新する必要があります。

Q. 実運送事業者から情報が来ない場合はどうすればよいですか？

A. 元請事業者としては、実運送事業者や請負階層を把握するための確認を行う必要があります。

実運送体制管理簿は、元請事業者だけで完結する帳簿ではありません。

委託先や実運送事業者から、必要な情報を受け取れる流れを作っておくことが重要です。

実務上は、協力会社への依頼時に、次のような事項を確認できるようにしておくと安心です。

実際に運送する事業者名

再委託の有無

運送区間

貨物の内容

請負階層

報告方法

報告期限

口頭だけで確認すると、後から記録が残らないため、メール、FAX、運送依頼書、配車システムなどで確認できる形にしておくことが望ましいです。

Q. 実運送体制管理簿は紙で作成しなければなりませんか？

A. 紙で作成する必要はなく、電子データでの作成・保存も可能です。

Excel、スプレッドシート、配車システム、基幹システムなどを活用して管理することも考えられます。

ただし、電子データで管理する場合でも、必要事項が記録されており、保存期間中に確認できる状態であることが必要です。

特に、次の点には注意が必要です。

誰が見ても対象運送を確認できるか

実運送事業者名が分かるか

請負階層が分かるか

過去のデータが消えないか

営業所で確認できる状態か

真荷主や行政から確認を求められた場合に対応できるか

電子保存にする場合でも、単にデータを残すだけでなく、検索・確認・提出ができる状態にしておくことが大切です。

Q. 実運送体制管理簿を作成していないと罰則がありますか？

A. 実運送体制管理簿の作成・保存義務に違反した場合、行政処分等の対象となる可能性があります。

実運送体制管理簿は、国へ定期的に提出する帳簿ではありません。

しかし、監査や調査の際に確認を求められることがあります。

また、真荷主から閲覧や謄写を求められる場合もあります。

そのため、形式的に帳簿を作っておくことだけでなく、実際の配車、委託、請求、協力会社への依頼内容と整合していることが重要です。

帳簿の内容と実際の運送の流れが合っていない場合、監査や調査の際に説明が難しくなる可能性があります。

Q. 実運送体制管理簿だけ整備すればよいですか？

A. 実運送体制管理簿だけを単独で整備するよりも、運送依頼書、配車表、基本契約書、協力会社への依頼方法とあわせて確認することが重要です。

実運送体制管理簿は、実際の運送の流れを記録する帳簿です。

そのため、次の書類や記録とつながっている必要があります。

真荷主からの運送依頼書

自社の配車表

協力会社への依頼書

基本契約書

請求書

再委託に関する確認記録

貨物利用運送に関する書面

帳簿だけを後から作ろうとすると、必要な情報が集まらないことがあります。

運送を依頼する段階から、必要な情報が残る仕組みにしておくことが重要です。

実運送体制管理簿について不安がある場合

実運送体制管理簿は、単に様式を用意すれば足りるものではありません。

自社が元請なのか、下請なのか、貨物利用運送事業者なのか、実運送事業者なのかによって、確認すべき内容が変わります。

また、実際の配車方法、協力会社への依頼方法、請求書の作成方法、基本契約書の内容によっても、必要な対応は異なります。

MiRAIL行政書士事務所では、運送業の実務に沿って、現在の取引や帳票の流れを確認しながら、実運送体制管理簿の整備をサポートしています。

「自社は対象になるのか」

「今の配車表で足りるのか」

「協力会社に何を確認すればよいのか」

「運送依頼書や基本契約書も見直した方がよいのか」

このような点で不安がある場合は、お気軽にご相談ください。

MiRAIL行政書士事務所で確認できること

MiRAIL行政書士事務所では、運送業の実務経験を踏まえ、実運送体制管理簿について、単に様式を用意するだけでなく、現在の配車・委託・請求の流れに合わせた整備をサポートします。

特に、次のようなご相談に対応しています。

・自社が実運送体制管理簿の作成対象になるか確認したい
・配車表を活用して管理できるか確認したい
・協力会社への依頼書にどのような文言を入れるべきか整理したい
・元請、1次請け、2次請けの関係を整理したい
・貨物利用運送事業者として対応が必要か確認したい
・書面交付義務とあわせて運送依頼書を見直したい
・監査やトラック・物流Gメンの調査に備えて帳票類を整えたい

実運送体制管理簿は、帳簿だけを単独で考えるよりも、運送契約書、運送依頼書、配車表、協力会社への依頼方法、請求書とのつながりを整理することが重要です。

運送会社の実務に沿って、無理なく続けられる管理方法を一緒に確認します。

対応エリア

MiRAIL行政書士事務所は、埼玉県三芳町を拠点に、所沢市、富士見市、ふじみ野市、志木市、川越市、新座市、さいたま市周辺の運送事業者様からのご相談に対応しています。

また、実運送体制管理簿や運送業の帳票整備については、メール・オンライン相談を活用することで、全国の運送事業者様からのご相談にも対応可能です。

実運送体制管理簿の整備は、早めの確認が重要です

実運送体制管理簿は、運送が終わった後に慌てて作成しようとしても、実運送事業者や請負階層が確認できない場合があります。

特に、協力会社を複数利用している場合、利用運送が絡む場合、荷主ごとに依頼方法が異なる場合は、あらかじめ情報の流れを決めておくことが重要です。

「自社は対象になるのか」
「今の配車表で足りるのか」
「協力会社に何を通知してもらえばよいのか」
「運送依頼書や基本契約書を見直す必要があるのか」

このような点に不安がある場合は、早めにご相談ください。

MiRAIL行政書士事務所では、運送業の現場に沿った形で、実運送体制管理簿と関連書類の整備をサポートします。

実運送体制管理簿のご相談では、現在の配車表、運送依頼書、基本契約書、協力会社への依頼方法などを確認しながら、必要な対応を整理します。

まずは、現在の運送形態や委託の流れをお聞かせください。
内容を確認のうえ、対応の可否や費用の目安をご案内いたします。

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