令和8年改正対応｜運送業の帳票整備
実運送体制管理簿の
対象判定・書類整備をサポート
管理簿だけでなく、運送依頼書・協力会社への依頼方法・書面化義務まで、 運送会社の実務に沿って整理します。
実運送体制管理簿は、単に帳票を1枚作れば終わりではありません。 真荷主からの依頼、1.5トン以上の運送、協力会社への委託、貨物利用運送の有無など、 自社の運送形態に応じた確認が必要です。
MiRAIL行政書士事務所では、現在の配車表、運送依頼書、協力会社への依頼方法を確認しながら、 実運送体制管理簿・書面化義務への対応を分かりやすく整理します。
埼玉県三芳町・所沢市・富士見市・ふじみ野市周辺｜オンライン全国対応
CHECK
このような場合は
早めの確認が必要です
- 真荷主から1.5トン以上の貨物を受けている
- 協力会社・傭車・外注先に運送を依頼している
- 貨物利用運送事業者として元請になる場合がある
- 現在の配車表で管理簿を代用できるか確認したい
- 運送依頼書や協力会社への依頼方法を見直したい
- 監査・調査に備えて帳票類を整えたい
無料相談では一般的な制度説明を行い、現在の帳票確認や個別具体的な助言は有料相談として対応します。
WORRY
実運送体制管理簿について、このようなお悩みはありませんか？
実運送体制管理簿は、制度上の対象判断だけでなく、 日々の配車、協力会社への依頼、運送依頼書、書面化義務との関係まで整理する必要があります。 「自社の場合はどう考えればよいのか」と迷いやすい制度です。
自社が作成対象になるのか分からない
真荷主からの依頼なのか、1.5トン以上の運送なのか、 自社だけで運んでいるのか、協力会社に依頼しているのかによって確認内容が変わります。
配車表で代用できるのか確認したい
既存の配車表を活用できる場合もありますが、 実運送事業者名、貨物内容、運送区間、請負階層などが不足していないか確認が必要です。
協力会社から何を聞けばよいか分からない
実運送事業者名、再委託の有無、請負階層、運送区間、貨物内容など、 協力会社から必要な情報を受け取れる流れを作ることが重要です。
運送依頼書や書面化義務との関係が分からない
実運送体制管理簿だけを整えても、運送依頼時に必要な情報が残っていなければ、 後から帳簿を作ることが難しくなる場合があります。
貨物利用運送事業者として対応が必要か不安
貨物利用運送事業者が元請の立場になる場合、令和8年改正後は、 実運送体制管理簿や書面交付義務の確認が必要になる可能性があります。
監査や調査に備えて帳票類を整えたい
帳簿、配車表、運送依頼書、協力会社への依頼記録、請求書の内容が矛盾しないように、 日々の運用に合わせた整理が必要です。
OVERVIEW
実運送体制管理簿とは
実運送体制管理簿は、トラック運送における多重下請構造を見える化し、 実際に誰が運送を行ったのかを確認できるようにするための帳簿です。 ただし、すべての運送について作成が必要になるわけではありません。
作成対象になるかどうかは、主に次の3点で確認します
真荷主からの運送依頼か
真荷主から直接引き受けた貨物かどうかを確認します。 元請事業者として受けている場合は、作成対象になるか確認が必要です。
1.5トン以上の貨物か
実際に積んだ最終重量ではなく、真荷主からの運送依頼時点で 1.5トン以上かどうかを確認します。
他社の運送を利用しているか
すべて自社で運送する場合は原則不要です。 一部でも協力会社・傭車・外注先を利用する場合は確認が必要です。
| ケース | 実運送体制管理簿の考え方 |
|---|---|
| 真荷主から受けた貨物をすべて自社で運ぶ | 原則として作成不要と考えられます。 |
| 真荷主から受けた貨物の一部または全部を他社に依頼する | 作成対象となる可能性があります。 |
| 元請として受け、協力会社・傭車・下請構造がある | 作成対象の判断、通知フロー、請負階層の確認が必要です。 |
| 貨物利用運送事業者が元請となる | 令和8年4月1日以降、作成義務の対象となる可能性があります。 |
| 1.5トン未満の個別運送依頼 | 原則として作成対象外と考えられますが、運送依頼単位の整理が必要です。 |
詳しい対象判断はこちら
真荷主、1.5トン以上、他社利用、自社運送のみの場合、貨物利用運送事業者が関係する場合など、 作成対象の詳しい考え方は詳細ページで整理しています。
DOCUMENT
実運送体制管理簿は、運送依頼書・書面化義務とあわせて整理することが重要です
実運送体制管理簿は、運送が終わった後に帳簿だけを作ればよいというものではありません。 真荷主からの運送依頼、協力会社への依頼、実運送事業者からの情報通知、請求書との整合性まで、 日々の運用とつながっていることが重要です。
真荷主からの運送依頼
まず、真荷主からどのような内容で運送依頼を受けたのかを確認できる必要があります。 運送依頼単位、重量、貨物内容、運送区間などが整理されていないと、 実運送体制管理簿の対象判断が難しくなります。
協力会社への依頼方法
協力会社や傭車先へ運送を依頼する場合、実際に運送する事業者名、 再委託の有無、請負階層、貨物内容、運送区間などを確認できる流れが必要です。
書面化義務への対応
運送契約の内容をどのように書面で残すかは、実運送体制管理簿の運用とも関係します。 運送依頼書や協力会社依頼書に必要な情報を残すことで、後から管理簿を整えやすくなります。
帳簿だけではなく、情報の流れを整えることが大切です
真荷主、貨物内容、重量、運送区間、依頼単位を確認します。
実運送事業者名、再委託の有無、請負階層、報告方法を確認します。
実運送事業者からの情報、配車表、依頼書、請求内容との整合を確認します。
管理簿を営業所で確認できる状態にし、監査や調査に備えます。
現在の配車表・運送依頼書で足りるか確認しませんか？
MiRAIL行政書士事務所では、現在お使いの配車表、運送依頼書、協力会社への依頼方法を確認しながら、 実運送体制管理簿や書面化義務に対応するために不足している項目を整理します。
SUPPORT
MiRAIL行政書士事務所でできること
実運送体制管理簿は、帳簿のひな形を用意するだけでなく、 現在の運送形態、配車表、運送依頼書、協力会社への依頼方法とあわせて確認することが重要です。 MiRAIL行政書士事務所では、運送業の実務に沿って、必要な範囲からサポートします。
一般的な制度説明
実運送体制管理簿とは何か、どのような事業者が注意すべきか、 書面化義務との関係など、一般的な制度内容をご案内します。
無料相談の範囲個別確認・アドバイス
現在の運送形態、配車表、運送依頼書、協力会社への依頼方法などを確認し、 実運送体制管理簿や書面化義務への対応方針を整理します。
有料相談で対応管理簿ひな形の作成
自社の運送形態に合わせて、実運送体制管理簿のひな形を作成します。 必要に応じて、記入例や確認項目メモもあわせて整えます。
書類作成プランで対応運送依頼書・協力会社依頼書の整備
真荷主からの運送依頼、協力会社への依頼、実運送事業者からの情報取得がつながるように、 運送依頼書や協力会社依頼書のひな形を整えます。
管理簿とセットで対応書面化義務への対応整理
運送依頼書や協力会社への依頼書面について、 書面化義務への対応に必要な項目が不足していないかを確認します。
帳票整備として対応6か月オンライン運用サポート
管理簿・依頼書を納品した後、オンラインで初期運用を確認します。 月1回までの確認、メール相談、軽微な修正に対応します。
上位プランで対応サポート範囲について
対応できること
- 実運送体制管理簿の対象判定に向けた整理
- 現在の帳票・運送形態の確認
- 管理簿ひな形の作成
- 運送依頼書・協力会社依頼書のひな形作成
- 書面化義務に対応するための項目整理
- オンラインでの初期運用確認
別途ご相談・対象外となるもの
- 日々の配車業務そのものの代行
- 日常的な入力代行
- 個別運送ごとの継続的な全件判定
- 契約書全体の大幅な作成・改定
- 監査対応資料一式の作成
- 継続的な顧問対応
必要な範囲からご相談いただけます
「まず制度の概要を知りたい」「自社の場合を確認したい」 「管理簿と依頼書をまとめて整えたい」など、状況に応じてご案内します。
PRICE
実運送体制管理簿・書面化義務対応サポート料金
実運送体制管理簿や運送依頼書の整備は、現在の運送形態、協力会社の数、 配車表や依頼書の有無、確認する書類の範囲によって必要な対応が変わります。 まずは一般的な制度説明から、個別確認、書類作成、6か月オンラインサポートまで、 必要な範囲に応じてご案内します。
一般的な制度説明
無料相談
実運送体制管理簿とは何か、書面化義務とは何か、 一般的な確認ポイントをご案内します。
- 制度内容の一般的な説明
- 注意すべき事業者の概要
- 正式相談が必要かどうかのご案内
個別具体的な確認
個別確認アドバイス
現在の運送形態、配車表、運送依頼書、協力会社への依頼方法などを確認し、 対応方針を整理します。
- 現在の運送形態の確認
- 対象になりそうかの整理
- 配車表・依頼書の確認
- 今後整えるべき書類のご案内
基本プラン
管理簿・依頼書作成セット
実運送体制管理簿、運送依頼書または協力会社依頼書のひな形、 記入例を作成します。
- 個別確認アドバイス
- 実運送体制管理簿ひな形
- 運送依頼書または協力会社依頼書ひな形
- 記入例・確認項目メモ
- 納品後30日以内の軽微な修正1回
オンライン運用支援
6か月オンラインサポート
管理簿・依頼書作成セットに加え、納品後6か月間、 オンラインで初期運用をサポートします。
- 管理簿・依頼書作成セットの内容
- 初回オンライン説明
- 月1回までのオンライン確認
- メール相談
- 軽微な修正対応
料金に関するご確認事項
無料相談では、一般的な制度内容や確認ポイントをご案内します。 現在の配車表、運送依頼書、契約書、協力会社への依頼方法などを確認した個別具体的な助言は、 有料相談として対応いたします。
日々の入力代行、配車業務そのものの代行、個別運送ごとの継続的な全件判定、 契約書全体の大幅な作成・改定、監査対応資料一式の作成、継続的な顧問対応は別途お見積りとなります。
どのプランが合うか分からない場合もご相談ください
まずは現在の運送形態や帳票の状況を確認し、 無料相談・個別確認・書類作成・オンラインサポートのどこまで必要かを整理します。
AREA
埼玉県の運送事業者様の帳票整備・書面化義務対応をサポートします
MiRAIL行政書士事務所は、埼玉県三芳町を拠点に、所沢市、富士見市、ふじみ野市、川越市、 新座市、志木市、朝霞市、さいたま市周辺の運送事業者様からのご相談に対応しています。 実運送体制管理簿や運送依頼書、書面化義務への対応については、オンライン相談を活用し、 埼玉県外・全国の運送事業者様からのご相談にも対応可能です。
所沢市・三芳町周辺の運送事業者様へ
所沢市、三芳町周辺で、協力会社への依頼、傭車、配車表の管理、運送依頼書の整備に不安がある場合は、 実運送体制管理簿の対象判定とあわせて帳票類を確認します。
富士見市・ふじみ野市・川越市周辺にも対応
富士見市、ふじみ野市、川越市周辺の運送会社様についても、 現在の配車表、運送依頼書、協力会社への依頼方法を確認しながら、 書面化義務への対応を整理します。
オンラインで全国対応可能
実運送体制管理簿や書面化義務への対応は、帳票や運送形態の確認が中心となるため、 メール・オンライン相談を活用して、全国の運送事業者様からのご相談にも対応できます。
地域の運送実務に沿って、必要な帳票整備を整理します
埼玉県内の運送事業者様はもちろん、オンライン相談により全国のご相談にも対応しています。 まずは現在の運送形態や帳票の状況をお聞かせください。
DETAIL
実運送体制管理簿の詳しい解説
実運送体制管理簿について、作成対象、記載事項、配車表・運送依頼書との関係を それぞれ詳しく整理しています。 自社の状況に近い内容からご確認ください。
FAQ
実運送体制管理簿についてよくあるご質問
実運送体制管理簿は、自社の立場、真荷主との関係、協力会社への依頼方法、 配車表や運送依頼書の内容によって確認すべきポイントが変わります。 よくあるご質問をまとめました。
自社で全部運んでいる場合も、実運送体制管理簿は必要ですか？
真荷主から引き受けた貨物をすべて自社で実運送している場合は、 実運送体制管理簿の作成は原則不要と考えられます。 ただし、一部でも協力会社・傭車・外注先に運送を依頼する場合は、 作成対象となる可能性があります。
1.5トン未満の運送でも作成が必要ですか？
真荷主からの運送依頼時点で1.5トン未満であれば、 原則として実運送体制管理簿の作成対象外と考えられます。 ただし、基本契約全体ではなく、個別の運送依頼単位で確認する場面があるため、 依頼書や配車指示の内容を整理しておくことが重要です。
配車表で実運送体制管理簿を代用できますか？
必要事項が記載されていれば、既存の配車表や運行管理上の記録を活用できる場合があります。 ただし、通常の配車表には、実運送事業者名、貨物内容、運送区間、請負階層、 1.5トン以上かどうかの判断に必要な情報などが不足していることがあります。
貨物利用運送事業者も対象になりますか？
令和8年4月1日以降は、貨物利用運送事業者が元請事業者となる場合にも、 実運送体制管理簿の作成義務が問題になる可能性があります。 荷主から直接運送を引き受け、自社では車両を持たず協力会社に依頼している場合などは、 取引構造を確認する必要があります。
無料相談ではどこまで確認できますか？
無料相談では、実運送体制管理簿や書面化義務に関する一般的な制度内容、 注意すべきポイント、正式相談が必要かどうかのご案内まで対応します。 現在の配車表、運送依頼書、契約書、協力会社への依頼方法などを確認した個別具体的な助言は、 有料相談として対応します。
個別確認アドバイスでは何をしてもらえますか？
現在の運送形態、真荷主との関係、1.5トン以上の運送依頼の有無、 協力会社・傭車・利用運送の有無、現在の配車表や運送依頼書の内容を確認し、 実運送体制管理簿や書面化義務への対応方針を整理します。 書類作成は含まれません。
管理簿・依頼書作成セットには何が含まれますか？
実運送体制管理簿のひな形、運送依頼書または協力会社依頼書のひな形、 記入例、確認項目メモを作成します。 日々の記入、保存、協力会社への確認、対象運送の抽出などの運用は、 お客様側で行っていただくプランです。
6か月オンラインサポートでは何をしてもらえますか？
管理簿・依頼書作成セットに加え、納品後6か月間、 オンラインで初期運用を確認します。 月1回までのオンライン確認、メール相談、軽微な修正対応を含みます。 日々の入力代行や個別運送ごとの全件判定は含まれません。
運送依頼書や協力会社依頼書も一緒に見直した方がよいですか？
実運送体制管理簿は、運送が終わった後に帳簿だけを作ればよいものではありません。 真荷主からの運送依頼、協力会社への依頼、実運送事業者からの情報取得、 請求書との整合性までつながっていることが重要です。 そのため、運送依頼書や協力会社依頼書もあわせて確認することをおすすめします。
自社の場合の確認をご希望の方へ
実運送体制管理簿は、会社ごとの運送形態や帳票の使い方によって対応が変わります。 自社の場合の確認をご希望の場合は、個別確認アドバイスとして対応します。
CONTACT
実運送体制管理簿は、
早めに「対象」と「運用」を確認することが重要です
実運送体制管理簿は、運送が終わった後に慌てて作成しようとしても、 実運送事業者名、請負階層、貨物内容、運送区間などを確認できない場合があります。
特に、協力会社・傭車・外注先を利用している場合、貨物利用運送が関係する場合、 荷主ごとに依頼方法が異なる場合は、あらかじめ情報の流れを整えておくことが大切です。
MiRAIL行政書士事務所では、現在の配車表、運送依頼書、協力会社への依頼方法を確認しながら、 実運送体制管理簿・運送依頼書・書面化義務への対応を、運送業の実務に沿って整理します。
まずは現在の状況をお聞かせください
- 自社が作成対象になるか分からない
- 配車表で代用できるか確認したい
- 協力会社から取得すべき情報を整理したい
- 運送依頼書や協力会社依頼書を整えたい
- 書面化義務とあわせて帳票類を見直したい
- オンラインで初期運用まで確認してほしい
無料相談では一般的な制度説明まで対応します。
自社の帳票や運送形態を確認する具体的な助言は、有料相談として対応します。
実運送体制管理簿とは
令和8年改正に対応した作成対象・記載事項・実務上の注意点
実運送体制管理簿は、トラック運送における多重下請構造を見える化し、実際に誰が運送を行ったのかを確認できるようにするための帳簿です。
令和8年4月1日施行の改正により、貨物自動車運送事業者だけでなく、一定の場合には貨物利用運送事業者が元請事業者となるケースでも、実運送体制管理簿の作成義務が問題になります。
もっとも、すべての運送について作成が必要になるわけではありません。
実運送体制管理簿が必要になるかどうかは、
「真荷主から引き受けた貨物か」
「1.5トン以上の運送依頼か」
「自社だけで実運送するのか、他社の運送を利用するのか」
「元請から実運送事業者までの委託関係が明らかか」
といった点を整理して判断する必要があります。
このページでは、実運送体制管理簿について、令和8年3月31日時点の国土交通省Q&A等を踏まえ、運送会社の実務に沿って分かりやすく整理します。
実運送体制管理簿とは
実運送体制管理簿とは、真荷主から引き受けた一定の貨物について、他の運送事業者等の運送を利用した場合に、実際に運送を行った事業者や請負階層などを記録する帳簿です。
国土交通省Q&Aでは、真荷主から引き受けた1.5トン以上の貨物の運送について、他の貨物自動車運送事業者又は貨物利用運送事業者の行う運送を利用したときは、貨物の運送ごとに実運送体制管理簿を作成し、運送完了日から1年間、営業所に据え置く必要があると整理されています。
実運送体制管理簿は、単に「帳票を1枚作る」という話ではありません。
自社が元請なのか、下請なのか、利用運送を行っているのか、実運送を行っているのかを整理し、配車・委託・実運送の流れと帳簿が一致していることが重要です。
実運送体制管理簿の作成が必要になるケース
実運送体制管理簿の作成が問題になるのは、主に次のようなケースです。
真荷主から1.5トン以上の貨物を引き受けている場合
実運送体制管理簿の作成対象となるかどうかは、真荷主から運送依頼があった時点で判断します。
実際に運ぶ段階で何トンになったか、混載するかどうかではなく、真荷主からの運送依頼時点で1.5トン以上かどうかが判断基準になります。
例えば、一度の運送依頼で1.5トン以上の貨物を引き受け、その後、複数の配達先に分かれる場合でも、一つの運送契約に基づく運送であれば、作成対象となる可能性があります。
自社だけで運ばず、他社の運送を利用する場合
真荷主から引き受けた貨物をすべて自社で実運送する場合、実運送体制管理簿の作成は不要です。
一方で、真荷主から引き受けた貨物の運送について、一部でも他の貨物自動車運送事業者の運送を利用した場合には、作成対象になります。
つまり、実務上は次のように考えると分かりやすくなります。
| ケース | 実運送体制管理簿 |
|---|---|
| 真荷主から受けた貨物をすべて自社で運ぶ | 原則不要 |
| 真荷主から受けた貨物の一部または全部を他社に依頼する | 作成対象になり得る |
| 元請として受け、下請・孫請構造がある | 作成・通知フローの確認が必要 |
| 貨物利用運送事業者が元請となる | 令和8年4月1日以降、作成義務の対象になり得る |
令和8年改正で貨物利用運送事業者にも注意が必要です
令和8年4月1日施行の改正では、貨物利用運送事業者にも、真荷主との書面交付義務、委託先への書面交付義務、実運送体制管理簿の作成義務などが準用されることになりました。
そのため、これまで「自社は利用運送だから実運送体制管理簿は関係ない」と考えていた事業者も、令和8年4月1日以降は注意が必要です。
国土交通省Q&Aでも、施行日以降は、貨物利用運送事業者が元請事業者となる場合には、実運送体制管理簿の作成義務がかかるとされています。
特に、次のような事業者は確認が必要です。
・第一種貨物利用運送事業者として、荷主から直接運送を受けている
・自社では車両を持たず、協力会社に運送を依頼している
・マッチングサービスや取次的な取引を利用している
・荷主、利用運送事業者、運送会社の間で請負階層が分かりにくい
・基本契約は古いままで、日々の依頼書や配車指示だけで運用している
令和8年改正後は、貨物利用運送事業者も、自社が元請事業者にあたるかどうかを確認し、必要に応じて帳簿作成・情報通知・書面交付の体制を整える必要があります。
実運送体制管理簿に記載する事項
実運送体制管理簿に記載する事項は、主に次の3つです。
| 記載事項 | 内容 |
|---|---|
| 実運送事業者の商号又は名称 | 実際に運送を行った事業者名 |
| 実運送を行う貨物の内容及び区間 | どの貨物を、どの区間で運んだか |
| 実運送事業者の請負階層 | 1次請け、2次請けなどの階層 |
国土交通省Q&Aでは、実運送体制管理簿の記載事項として、実運送事業者の商号又は名称、貨物の内容及び区間、請負階層が示されています。
なお、運送区間や貨物の内容については、どの運送について記録されたものかが真荷主及び元請事業者の双方に分かる状態であれば、特に記載の粒度は問われないとされています。
例えば、運送区間を「東京～大阪」のように都道府県単位で記載することや、貨物の内容を「雑貨」「食料品」などの粒度で記載することも可能とされています。
ただし、真荷主は元請事業者に対して実運送体制管理簿の閲覧・謄写を請求できるため、荷主から見ても内容を確認できる程度の記載にしておくことが望ましいです。
請負階層の考え方
実運送体制管理簿では、実運送事業者の請負階層を記載する必要があります。
請負階層は、真荷主と元請事業者との間で締結された運送契約の後に締結された運送契約の数でカウントします。
つまり、元請事業者の委託先が1次請け、1次請けの委託先が2次請け、2次請けの委託先が3次請けという考え方です。
実務上は、次のような整理になります。
| 立場 | 請負階層の考え方 |
|---|---|
| 真荷主 | カウントの起点 |
| 元請事業者 | 真荷主から直接受ける事業者 |
| 元請から依頼を受けた運送会社 | 1次請け |
| 1次請けから依頼を受けた運送会社 | 2次請け |
| 2次請けから依頼を受けた運送会社 | 3次請け |
また、令和8年4月1日からは、貨物自動車運送事業者・貨物利用運送事業者が真荷主から引き受けた貨物について他の運送を利用する場合、委託段階を2次までに制限する努力義務も設けられています。
そのため、実運送体制管理簿は、単なる記録帳票ではなく、委託次数の管理や多重下請構造の確認にも関わる帳簿といえます。
毎回作成が必要とは限りません
実運送体制管理簿は、原則として貨物の運送ごとに作成する必要があります。
ただし、国土交通省Q&Aでは、真荷主から貨物の運送を引き受ける際に、元請事業者から実運送事業者に至るまでの一連の委託関係が明らかとなっている場合には、貨物の運送ごとに作成する必要はないと整理されています。
例えば、系列化などにより取引構造が固定化されており、真荷主から貨物を引き受ける時点で、実運送事業者や請負階層が明らかになっている場合です。
この場合、最初に実運送体制管理簿を一度作成すれば、その後の運送については、貨物の内容や運送区間が異なっていても、委託関係や実運送事業者に変わりがない限り、毎回記録する必要はないとされています。
ただし、次の場合は注意が必要です。
・委託先が変わった
・実運送事業者が変わった
・取引構造が変わった
・複数の協力会社の中から都度依頼先を決めている
・荷主から受けた時点で実運送事業者や請負階層が特定できない
このような場合は、運送ごとに実運送体制管理簿への記録が必要になる可能性があります。
既存の配車表を活用できる場合があります
実運送体制管理簿には、決まった様式はありません。
必要事項が記載されていれば、既存の配車表などを活用することも可能です。国土交通省Q&Aでも、実運送体制管理簿に決まった様式はなく、各事業者が作成しやすい形で作成して問題ないとされています。
そのため、実務上は、いきなり新しい帳簿を増やすよりも、現在使っている配車表、運送依頼書、協力会社への依頼記録、請求データなどを確認し、足りない項目を追加して管理する方法が現実的です。
例えば、既存の配車表に次の項目を追加する方法が考えられます。
| 追加を検討したい項目 | 内容 |
|---|---|
| 真荷主名 | どの荷主からの運送か |
| 運送依頼単位の重量 | 1.5トン以上かどうかの判断 |
| 実運送事業者名 | 実際に運送した会社名 |
| 貨物の内容 | 雑貨、食品、建材など |
| 運送区間 | 発地・着地、または都道府県単位 |
| 請負階層 | 1次請け、2次請けなど |
| 委託先への通知日 | 通知フローの確認 |
| 実運送事業者からの通知日 | 元請側の確認記録 |
大切なのは、「制度上の項目を満たしているか」と「実際の配車・委託の流れと整合しているか」です。
帳簿だけ整えても、実際の運用と合っていなければ、監査や調査の際に説明が難しくなります。
紙ではなく電子データでの保存も可能です
実運送体制管理簿は、紙で作成・保存しなければならないものではありません。
国土交通省Q&Aでは、電磁的記録による作成・保存も可能であり、検索や管理の容易性からも電磁的記録による作成・保存は有用であるとされています。
そのため、Excel、スプレッドシート、配車システム、基幹システムなどを活用して管理することも考えられます。
ただし、電子データで管理する場合でも、次の点には注意が必要です。
・必要事項が漏れていないか
・運送ごとの記録が後から確認できるか
・保存期間中にデータを確認できる状態か
・営業所で確認できる状態になっているか
・真荷主から閲覧・謄写を求められた場合に対応できるか
・監査やトラック・物流Gメンの調査時に提出できるか
電子保存は便利ですが、「入力担当者が分からない」「検索できない」「過去データが消えている」という状態では意味がありません。
実運送事業者から情報が来ない場合の注意点
実運送体制管理簿を作成するためには、元請事業者が実運送事業者や請負階層を把握する必要があります。
そのため、元請事業者から委託先に対して、実運送体制管理簿の作成対象であることや、必要な情報を通知する流れが重要になります。
国土交通省Q&Aでは、元請事業者は、元請事業者の連絡先、真荷主の商号又は名称、委託先の運送事業者の請負階層を委託先に通知し、実運送事業者から通知を受けた事項を実運送体制管理簿に記録すると整理されています。
また、実運送事業者から通知が来なかった場合でも、元請事業者は、実運送事業者及びその請負階層の把握に取り組む必要があるとされています。
実務上は、次のような対応が重要です。
・協力会社への依頼時に、実運送体制管理簿の対象であることを伝える
・再委託の有無を確認する
・実運送事業者名、運送区間、貨物内容、請負階層を報告してもらう
・報告方法をメール、FAX、配車システムなどで決めておく
・報告がない場合の確認手順を決めておく
・基本契約書や運送依頼書にも、情報通知に関する条項を入れておく
実運送体制管理簿は、元請側だけで完結するものではありません。
協力会社との情報連携を前提に、日々の依頼書・配車・請求の流れに組み込んでおくことが重要です。
作成期限と保存期間
実運送体制管理簿について、作成期限そのものに具体的な定めはありません。
ただし、国土交通省Q&Aでは、運送完了後、遅滞なく作成することが望ましいとされています。
また、実運送体制管理簿は、その引き受けた貨物の運送が完了した日から1年間、営業所に据え置く必要があります。
実務上は、月末にまとめて確認する方法も考えられますが、委託先や実運送事業者の情報が遅れると、後から確認できなくなるおそれがあります。
そのため、できれば次のような流れを決めておくと安心です。
| タイミング | 確認すること |
|---|---|
| 運送依頼時 | 1.5トン以上か、他社利用があるか |
| 委託時 | 委託先に必要情報を通知したか |
| 運送完了後 | 実運送事業者名・区間・階層の報告を受けたか |
| 月次確認 | 記録漏れ、通知漏れ、保存状況を確認 |
| 保存管理 | 1年間確認できる状態で営業所に備え置く |
実運送体制管理簿を整備しない場合のリスク
実運送体制管理簿を作成・保存しない場合、罰則そのものはありません。
ただし、国土交通省Q&Aでは、実運送体制管理簿の作成・保存義務に違反した場合、行政処分等の対象となる可能性があるとされています。
また、作成した実運送体制管理簿について、国に対する定期提出は不要ですが、監査やトラック・物流Gメンによる調査等で求められた場合には提出する必要があります。真荷主から元請事業者に対して、閲覧・謄写の請求がされる場合もあります。
そのため、実運送体制管理簿は、単に「作ってあるか」だけでなく、次の点が重要です。
・必要な運送について作成対象の判断ができているか
・実運送事業者名と請負階層が分かるか
・委託先からの情報通知の流れがあるか
・配車表や依頼書と帳簿の内容が矛盾していないか
・監査や調査で説明できる状態になっているか
・真荷主から求められた場合に確認できるか
実運送体制管理簿でよくある質問
実運送体制管理簿については、すべての運送会社が一律に同じ対応をすればよいわけではありません。
自社の立場、真荷主との関係、他社への委託の有無、貨物の重量、既存の配車表の内容などによって、確認すべきポイントが変わります。
ここでは、運送事業者様から相談を受けやすいポイントをQ&A形式で整理します。
Q. 自社で全部運んでいる場合も、実運送体制管理簿は必要ですか？
A. 真荷主から引き受けた貨物を、すべて自社で実運送している場合は、実運送体制管理簿の作成は原則不要です。
実運送体制管理簿は、真荷主から引き受けた貨物について、他の貨物自動車運送事業者や貨物利用運送事業者の運送を利用した場合に作成が問題となる帳簿です。
そのため、自社の車両と乗務員だけで運送が完結している場合には、通常、実運送体制管理簿の作成対象にはなりません。
ただし、引き受けた貨物の一部でも他社に依頼する場合や、協力会社に運送を委託する場合には、作成対象となる可能性があります。
Q. 1.5トン未満の運送でも、実運送体制管理簿は必要ですか？
A. 真荷主からの運送依頼時点で1.5トン未満であれば、原則として実運送体制管理簿の作成対象にはなりません。
判断のポイントは、実際に積んだ最終的な重量ではなく、真荷主から運送を引き受けた時点での運送依頼の内容です。
また、基本契約全体の取引量ではなく、個別の運送依頼ごとに1.5トン以上かどうかを確認する場面があります。
そのため、実務上は、運送依頼書、配車指示、受注記録などで、どの単位の運送依頼なのかを整理しておくことが重要です。
Q. 配車表で代用できますか？
A. 必要事項が記載されていれば、既存の配車表や運行管理上の記録を活用することは可能です。
実運送体制管理簿には、必ずこの様式で作成しなければならない、という固定の書式があるわけではありません。
そのため、現在使用している配車表、運送依頼書、協力会社への依頼記録、システム上のデータなどに必要事項を追加して管理する方法も考えられます。
ただし、通常の配車表には、次のような項目が入っていないことがあります。
実運送事業者の名称
貨物の内容
運送区間
請負階層
真荷主からの運送依頼単位
1.5トン以上かどうかの判断に必要な情報
配車表で対応する場合でも、制度上必要な項目が不足していないかを確認する必要があります。
Q. 貨物利用運送事業者も対象になりますか？
A. 令和8年4月1日以降は、貨物利用運送事業者が元請事業者となる場合にも、実運送体制管理簿の作成義務が問題になります。
これまで、実運送体制管理簿というと、一般貨物自動車運送事業者を中心に考えられがちでした。
しかし、令和8年4月1日施行の改正により、貨物利用運送事業者についても、一定の場合に実運送体制管理簿の作成義務が関係します。
特に、次のような場合は注意が必要です。
荷主から直接運送を引き受けている
自社では車両を持たず、協力会社に運送を依頼している
貨物利用運送事業者として元請の立場にある
荷主、利用運送事業者、実運送事業者の関係が複数段階になっている
自社が元請事業者にあたるのか、単なる取次なのか、実際の取引構造を確認することが重要です。
Q. 実運送体制管理簿は、毎回作成しなければなりませんか？
A. 原則として、実運送体制管理簿は貨物の運送ごとに作成する必要があります。
ただし、真荷主から貨物の運送を引き受ける時点で、元請事業者から実運送事業者までの委託関係が明らかになっている場合には、毎回個別に作成しなくてもよいと考えられる場面があります。
例えば、特定の荷主、特定の協力会社、特定の運送ルートで継続的に取引しており、実運送事業者や請負階層があらかじめ明らかな場合です。
一方で、次のような場合は、都度確認が必要になります。
委託先が毎回変わる
協力会社が再委託する可能性がある
実運送事業者が運送ごとに変わる
荷主から引き受けた時点で実運送事業者が決まっていない
1次請け、2次請けなどの階層が分かりにくい
継続取引であっても、委託関係や実運送事業者が変わった場合には、内容を更新する必要があります。
Q. 実運送事業者から情報が来ない場合はどうすればよいですか？
A. 元請事業者としては、実運送事業者や請負階層を把握するための確認を行う必要があります。
実運送体制管理簿は、元請事業者だけで完結する帳簿ではありません。
委託先や実運送事業者から、必要な情報を受け取れる流れを作っておくことが重要です。
実務上は、協力会社への依頼時に、次のような事項を確認できるようにしておくと安心です。
実際に運送する事業者名
再委託の有無
運送区間
貨物の内容
請負階層
報告方法
報告期限
口頭だけで確認すると、後から記録が残らないため、メール、FAX、運送依頼書、配車システムなどで確認できる形にしておくことが望ましいです。
Q. 実運送体制管理簿は紙で作成しなければなりませんか？
A. 紙で作成する必要はなく、電子データでの作成・保存も可能です。
Excel、スプレッドシート、配車システム、基幹システムなどを活用して管理することも考えられます。
ただし、電子データで管理する場合でも、必要事項が記録されており、保存期間中に確認できる状態であることが必要です。
特に、次の点には注意が必要です。
誰が見ても対象運送を確認できるか
実運送事業者名が分かるか
請負階層が分かるか
過去のデータが消えないか
営業所で確認できる状態か
真荷主や行政から確認を求められた場合に対応できるか
電子保存にする場合でも、単にデータを残すだけでなく、検索・確認・提出ができる状態にしておくことが大切です。
Q. 実運送体制管理簿を作成していないと罰則がありますか？
A. 実運送体制管理簿の作成・保存義務に違反した場合、行政処分等の対象となる可能性があります。
実運送体制管理簿は、国へ定期的に提出する帳簿ではありません。
しかし、監査や調査の際に確認を求められることがあります。
また、真荷主から閲覧や謄写を求められる場合もあります。
そのため、形式的に帳簿を作っておくことだけでなく、実際の配車、委託、請求、協力会社への依頼内容と整合していることが重要です。
帳簿の内容と実際の運送の流れが合っていない場合、監査や調査の際に説明が難しくなる可能性があります。
Q. 実運送体制管理簿だけ整備すればよいですか？
A. 実運送体制管理簿だけを単独で整備するよりも、運送依頼書、配車表、基本契約書、協力会社への依頼方法とあわせて確認することが重要です。
実運送体制管理簿は、実際の運送の流れを記録する帳簿です。
そのため、次の書類や記録とつながっている必要があります。
真荷主からの運送依頼書
自社の配車表
協力会社への依頼書
基本契約書
請求書
再委託に関する確認記録
貨物利用運送に関する書面
帳簿だけを後から作ろうとすると、必要な情報が集まらないことがあります。
運送を依頼する段階から、必要な情報が残る仕組みにしておくことが重要です。
実運送体制管理簿について不安がある場合
実運送体制管理簿は、単に様式を用意すれば足りるものではありません。
自社が元請なのか、下請なのか、貨物利用運送事業者なのか、実運送事業者なのかによって、確認すべき内容が変わります。
また、実際の配車方法、協力会社への依頼方法、請求書の作成方法、基本契約書の内容によっても、必要な対応は異なります。
MiRAIL行政書士事務所では、運送業の実務に沿って、現在の取引や帳票の流れを確認しながら、実運送体制管理簿の整備をサポートしています。
「自社は対象になるのか」
「今の配車表で足りるのか」
「協力会社に何を確認すればよいのか」
「運送依頼書や基本契約書も見直した方がよいのか」
このような点で不安がある場合は、お気軽にご相談ください。
MiRAIL行政書士事務所で確認できること
MiRAIL行政書士事務所では、運送業の実務経験を踏まえ、実運送体制管理簿について、単に様式を用意するだけでなく、現在の配車・委託・請求の流れに合わせた整備をサポートします。
特に、次のようなご相談に対応しています。
・自社が実運送体制管理簿の作成対象になるか確認したい
・配車表を活用して管理できるか確認したい
・協力会社への依頼書にどのような文言を入れるべきか整理したい
・元請、1次請け、2次請けの関係を整理したい
・貨物利用運送事業者として対応が必要か確認したい
・書面交付義務とあわせて運送依頼書を見直したい
・監査やトラック・物流Gメンの調査に備えて帳票類を整えたい
実運送体制管理簿は、帳簿だけを単独で考えるよりも、運送契約書、運送依頼書、配車表、協力会社への依頼方法、請求書とのつながりを整理することが重要です。
運送会社の実務に沿って、無理なく続けられる管理方法を一緒に確認します。
対応エリア
MiRAIL行政書士事務所は、埼玉県三芳町を拠点に、所沢市、富士見市、ふじみ野市、志木市、川越市、新座市、さいたま市周辺の運送事業者様からのご相談に対応しています。
また、実運送体制管理簿や運送業の帳票整備については、メール・オンライン相談を活用することで、全国の運送事業者様からのご相談にも対応可能です。
実運送体制管理簿の整備は、早めの確認が重要です
実運送体制管理簿は、運送が終わった後に慌てて作成しようとしても、実運送事業者や請負階層が確認できない場合があります。
特に、協力会社を複数利用している場合、利用運送が絡む場合、荷主ごとに依頼方法が異なる場合は、あらかじめ情報の流れを決めておくことが重要です。
「自社は対象になるのか」
「今の配車表で足りるのか」
「協力会社に何を通知してもらえばよいのか」
「運送依頼書や基本契約書を見直す必要があるのか」
このような点に不安がある場合は、早めにご相談ください。
MiRAIL行政書士事務所では、運送業の現場に沿った形で、実運送体制管理簿と関連書類の整備をサポートします。
実運送体制管理簿のご相談では、現在の配車表、運送依頼書、基本契約書、協力会社への依頼方法などを確認しながら、必要な対応を整理します。
まずは、現在の運送形態や委託の流れをお聞かせください。
内容を確認のうえ、対応の可否や費用の目安をご案内いたします。